Preskoči na sadržaj

ZA VLASNIKE I UPRAVU MALIH I SREDNJIH FIRMI

10 poslova koje AI može preuzeti u Vašoj firmi

I karta odluka: što AI smije sam, što uz provjeru, a što nikad.

KARTA ODLUKA

Za svaki korak u procesu biramo jednu od tri razine provjere

  1. AI radi sam

    posao koji se ponavlja, s jasnim pravilima.

    Primjeri: razvrstavanje mailova, sažetak dokumenta za internu upotrebu, prebacivanje podataka iz maila u tablicu.

  2. AI radi, čovjek provjerava

    sve što ide klijentu ili u knjige.

    Primjeri: ponuda, odgovor kupcu, podaci s računa, tehnički opis.

  3. Nikad bez čovjeka

    odluke, ugovori, odnosi s ljudima.

    Primjeri: cijena i popust, odobrenje plaćanja, zapošljavanje i otkaz, reklamacija s posljedicama.

Jedan posao može imati korake na sve tri razine. Ponudu AI može složiti, čovjek je provjerava, a cijenu uvijek potvrđuje čovjek.

PRODAJA

Upit ne čeka slobodnog čovjeka

01Odgovor na upit i prvi nacrt ponude

Posao danas
upit stigne mailom, čeka da ga netko stigne pročitati, izvući količine i rokove i složiti ponudu.
S AI-jem
AI pročita upit, izvuče što kupac traži (proizvod, količina, rok, posebni zahtjevi), označi što nedostaje i napiše nacrt odgovora i ponude prema Vašem predlošku.
Alat
AI asistent (npr. ChatGPT, Microsoft Copilot ili Claude) s Vašim predloškom ponude. Po potrebi alat za automatizaciju (npr. Make ili Zapier) koji upit sam prebaci u tablicu ili CRM.
Što se mijenja
prodavač ne kreće od prazne stranice, nego provjerava gotov nacrt. Kupac dobije odgovor dok je upit još svjež.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava. Cijenu i rok uvijek potvrđuje čovjek .

Primjerposao od oko 40 minuta po ponudi postaje oko 10 minuta provjere.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

02Follow-up nakon sastanka i komunikacija na više jezika

Posao danas
nakon sastanka bilješke ostanu u bilježnici, follow-up mail se piše navečer ili se zaboravi. Strani kupci čekaju prijevod.
S AI-jem
iz bilješki ili glasovne poruke AI složi sažetak sastanka, popis dogovorenog i nacrt maila kupcu, na hrvatskom, engleskom ili njemačkom.
Alat
AI asistent (npr. ChatGPT, Copilot ili Claude).
Što se mijenja
follow-up ide isti dan, a dogovoreno je zapisano za cijeli tim.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava.

Primjer30 minuta pisanja postaje 5 minuta čitanja i ispravka.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

ADMINISTRACIJA I FINANCIJE

Manje prepisivanja, više kontrole

03Ulazni računi, otpremnice i usporedba s narudžbom

Posao danas
domaći eRačuni stižu u program sami, ali netko i dalje ručno uspoređuje stavke s narudžbom i otpremnicom. Račune inozemnih dobavljača i otpremnice prepisuje s papira ili PDF-a.
S AI-jem
AI usporedi stavke, količine i cijene s eRačuna s narudžbom i otpremnicom i označi odstupanja. Račune inozemnih dobavljača i otpremnice pročita iz PDF-a ili slike.
Alat
AI asistent koji čita dokumente (npr. Copilot ili ChatGPT) i alat za automatizaciju (npr. Make, Zapier ili Power Automate) za tok od maila do tablice.
Što se mijenja
ljudi više ne prepisuju, nego provjeravaju samo ono što je označeno kao odstupanje.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava (ide u knjige). Odobrenje plaćanja: nikad bez čovjeka.

Primjer2 sata prepisivanja tjedno postaje 30 minuta provjere odstupanja.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

04Tjedni izvještaj za upravu

Posao danas
svaki tjedan netko iz više tablica i izvoza ručno slaže izvještaj, a uprava ga dobije kasno.
S AI-jem
iz izvoza iz Vašeg programa ili Excela AI složi kratki izvještaj u istom obliku svaki tjedan: brojke, što je odstupilo od plana i tri pitanja za sastanak.
Alat
AI asistent (npr. Copilot u Excelu, ChatGPT ili Claude) i po potrebi automatizacija za redovito slanje.
Što se mijenja
izvještaj je spreman u ponedjeljak ujutro, uvijek isti, a sastanak počinje od odstupanja, ne od traženja brojki.
Razina provjere
AI radi sam (slaganje i oblikovanje). Odluke iz izvještaja: nikad bez čovjeka.

Primjerpola dana pripreme postaje 20 minuta čitanja.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

HR · SLUŽBA ZA KORISNIKE

Znanje koje je danas samo u glavama postaje postupak

HR

05HR: oglas, opis radnog mjesta i uvođenje novog radnika

Posao danas
oglas se piše ispočetka, a novi radnik uči tako da prati starijeg kolegu. Ono što zna samo iskusni radnik nigdje nije zapisano.
S AI-jem
iz Vaših bilješki AI napiše oglas i opis radnog mjesta. Iz razgovora s iskusnim radnikom složi pisani postupak i listu za prvi tjedan novog radnika.
Alat
AI asistent (npr. ChatGPT, Copilot ili Claude).
Što se mijenja
novi radnik ima pisani postupak, a iskusni radnik manje ponavlja isto.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava. Odabir kandidata, plaća i otkaz: nikad bez čovjeka.

Napomena: osobne podatke radnika i kandidata unosite samo u poslovne alate koje je uprava odobrila.

Primjerpisani postupak koji se nikad nije stigao napisati gotov je u jednom popodnevu.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

Služba za korisnike

06Služba za korisnike: česta pitanja i reklamacije

Posao danas
ista pitanja (rok isporuke, status narudžbe, upute) stižu svaki dan, a odgovori ovise o tome tko je na poslu.
S AI-jem
AI razvrsta poruke po vrsti i hitnosti i predloži odgovor iz Vaše baze odgovora i uputa.
Alat
AI asistent s Vašom bazom odgovora (npr. ChatGPT, Copilot ili Claude) i automatizacija za razvrstavanje mailova (npr. Make ili Zapier).
Što se mijenja
kupci dobivaju isti, točan odgovor brže, a ljudi se bave porukama koje traže čovjeka.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava (ide klijentu). Razvrstavanje poruka: AI radi sam. Reklamacija, povrat novca i popust: nikad bez čovjeka.

Primjerodgovor na često pitanje s 15 minuta pada na 2 minute provjere.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

TISAK I AMBALAŽA

Od upita do radnog naloga bez prepisivanja

07Kalkulacija ponude iz upita, specifikacije i naklade

Posao danas
kalkulant iz maila, crteža i telefonskog dogovora ručno skuplja format, materijal, boje, nakladu i doradu, pa tek onda računa.
S AI-jem
AI iz upita i specifikacije izvuče sve parametre u Vaš kalkulacijski obrazac i označi što kupac nije naveo. Izračun i dalje radi Vaš postojeći program ili tablica.
Alat
AI asistent (npr. ChatGPT, Copilot ili Claude) i Vaš kalkulacijski obrazac. Po potrebi automatizacija iz maila u obrazac.
Što se mijenja
kalkulant ne traži podatke po mailovima, nego provjerava popunjen obrazac. Pitanja kupcu idu odmah, ne nakon tri dana.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava. Konačna cijena: nikad bez čovjeka.

Primjerpriprema za kalkulaciju s 30 minuta pada na 10 minuta.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

08Radni nalog i dnevni izvještaj proizvodnje

Posao danas
iz potvrđene ponude netko ponovno piše radni nalog, a na kraju smjene izvještaj se slaže ručno.
S AI-jem
AI iz potvrđene ponude složi nacrt radnog naloga i listu provjere (je li sve definirano prije tiska). Iz unosa sa strojeva ili bilješki smjene složi dnevni izvještaj u istom obliku.
Alat
AI asistent (npr. Copilot, ChatGPT ili Claude) i automatizacija (npr. Make, Zapier ili Power Automate).
Što se mijenja
manje grešaka zbog prepisivanja, a voditelj proizvodnje svako jutro dobije isti pregled.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava (radni nalog). AI radi sam (oblikovanje dnevnog izvještaja).

Primjer20 minuta po nalogu postaje 5 minuta provjere.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

NAMJEŠTAJ I OPREMANJE INTERIJERA

Projekt kreće prije, a promjene su zapisane

09Troškovnik i tehnički opis iz nacrta i dogovora s klijentom

Posao danas
prije nego projekt krene, netko danima slaže troškovnik i tehnički opis iz nacrta, mailova i bilješki sa sastanka.
S AI-jem
iz popisa elemenata (izvoz iz programa za crtanje), bilješki i mailova AI složi nacrt troškovnika po stavkama i tehnički opis prema Vašem predlošku. Označi stavke koje u dogovoru nisu definirane.
Alat
AI asistent (npr. ChatGPT, Copilot ili Claude) s Vašim predloškom troškovnika i opisa.
Što se mijenja
projektant i komercijalist provjeravaju i dopunjuju nacrt, umjesto da ga pišu od nule.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava. Cijene i rokovi: nikad bez čovjeka.

Primjerdva dana pisanja postaju pola dana provjere.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

10Zapisnik s montaže i promjene klijenta

Posao danas
na montaži ili u trgovini klijent traži promjenu, dogovor ostane usmen, a kasnije se raspravlja tko je što rekao.
S AI-jem
voditelj montaže snimi glasovnu bilješku ili napiše nekoliko natuknica. AI složi zapisnik, popis promjena i dodatnih radova i nacrt maila klijentu na potvrdu.
Alat
AI asistent na mobitelu (npr. ChatGPT, Copilot ili Claude).
Što se mijenja
svaka promjena je zapisana i poslana klijentu isti dan.
Razina provjere
AI radi, čovjek provjerava. Potvrda dodatnih radova i njihove cijene: nikad bez čovjeka.

Primjerzapisnik koji se pisao navečer gotov je za 5 minuta, dok je voditelj još na objektu.

Primjeri ušteda vremena su ilustrativni i ne prikazuju rezultate klijenata. Stvarni učinak ovisi o procesu i firmi.

PREGLED

Deset poslova, tri razine provjere

Posao AI sam Uz provjeru Nikad bez čovjeka
01 Odgovor na upit i nacrt ponude cijena i rok
02 Follow-up i više jezika
03 Ulazni računi i otpremnice odobrenje plaćanja
04 Tjedni izvještaj za upravu odluke
05 HR: oglas i uvođenje radnika odabir, plaća, otkaz
06 Česta pitanja i reklamacije razvrstavanje reklamacija, povrat, popust
07 Kalkulacija iz upita (tisak) konačna cijena
08 Radni nalog i dnevni izvještaj izvještaj
09 Troškovnik i tehnički opis cijene i rokovi
10 Zapisnik i promjene klijenta dodatni radovi

Primijetite: gotovo sve što ide klijentu ili u knjige ide uz provjeru. AI skida posao, a odgovornost ostaje kod Vas.

KAKO PROVJERAVAMO

AI rijetko pogriješi glasno

Pogriješi tako da dobijete uredan, uvjerljiv i kriv odgovor, a onda po njemu odlučite. Zato svaki proces koji uvodimo ima provjeru: tko gleda, po kojem postupku i što se dogodi kad nešto nije u redu.

  1. Svaki proces ima ime.

    Za svaki korak zna se tko provjerava.

  2. Provjera po listi, ne po osjećaju.

    Kratka lista onoga što se uvijek gleda: brojke, rokovi, imena, cijene.

  3. Brojke uvijek iz izvora.

    Cijene, količine i rokove AI uzima iz Vaših dokumenata, ne izmišlja ih.

  4. Povjerljivo samo u odobrene alate.

    Podaci o kupcima i radnicima idu samo u poslovne alate koje je uprava odobrila.

  5. Mjerimo prije i poslije.

    Proces izmjerimo prije uvođenja, da se poslije vidi razlika.

Ako AI u Vašoj firmi već piše ponude, račune ili mailove klijentima, kako biste doznali da je odgovor bio kriv?

Preuzmite cijelu brošuru (PDF)

Razgovarajmo 45 minuta

  • Besplatni AI presjek jednog procesa na Zoomu, bez obveze, za prvih pet firmi
  • Prođemo proces koji Vam jede najviše sati, s osobom koja ga radi. Nakon razgovora dobivate nalaz na jednoj stranici s tri ideje i iskreno Vam kažemo možemo li pomoći
Odaberite terminhttps://calendly.com/antonioleitner-info/ai-presjek
info@leitnermarketing.comleitnermarketing.com